Personvernpolicy for leilighetssøkende og leietakere

1. Allment

I denne personvernpolicy oppgis hvordan Heimstaden samler inn, behandler og gir ut dine personopplysninger i samhandling med at du søker leilighet hos oss eller leier en leilighet hos oss. Policyen beskriver også de rettigheter du har og hvordan du kan gjøre dem gjeldende. Du er alltid velkommen til å kontakte oss om du har noen spørsmål.

2. Ansvarlig for behandling av dine personopplysninger

Heimstaden AS, org.nr: 934 631 005, Stensberggata 27, 0170 Oslo (”Heimstaden” eller ”vi”) er personopplysningsansvarlig for selskapets behandling av dine personopplysninger.

3. Behandling av personopplysninger

Dine personopplysninger behandles med det formål at Heimstaden skal kunne oppfylle kriterier som utleier, samt kunne drive forvaltning og utleievirksomhet. Personopplysninger kan hentes inn fra den det måtte angå, fra referanser og tidligere utleiere, offentlige registre, kommuner og myndigheter, kredittopplysningsforetak og i noen tilfeller andre selskap når Heimstaden kjøper eiendommer og du er eller har vært kunde hos selgeren.

De personopplysninger vi behandler om deg som søker leilighet, er de opplysninger som kreves for å administrere søknaden, som for eksempel kontaktopplysninger, personnummer, referanser, tidligere utleiere, opplysninger om arbeid eller studier, og økonomiske forhold som er relevante for å kontrollere at du som søker oppfyller kravene for å leie leilighet.

Søker du studentbolig, behøver vi opplysninger som bekrefter at du skal studere under leieperioden.

De personopplysninger vi behandler om deg som leietaker er ditt navn, personnummer og telefonnummer, og din adresse og epostadresse. Vi behandler også opplysninger om din leilighet, som for eksempel utstyr og feil som må adresseres, samt opplysninger om eventuelle forstyrrelser eller rapporter om uro. Om du har beskyttede personopplysninger, vi vi håndtere dine personopplysninger i henhold til særskilte rutiner.

Om du er registrert som en leder eller kontaktperson for en leietaker, behandler vi de personopplysningene som er nødvendig for å administrere leieforholdet til personen du er koblet til.

4. Grunnlag for behandling av personopplysninger

Når du søker leiligheter behandler vi personopplysningene dine med det formål å kunne formidle leiligheter i vår utleievirksomhet.

Når du er leietaker behandler vi dine personopplysninger for å kunne utføre vårt arbeid og våre plikter som utleier, i henhold til leiekontrakten og lovgivning. Dine personopplysninger behandles også for å kunne utføre korrekt arbeid vedrørende bokføring og skatt.

For visse behandlinger har Heimstaden en berettiget interesse som kan overstige leietakerens behov for personvern. For eksempel kan Heimstaden ha en berettiget interesse av å utvikle og selge produkter og tjenester, sende ut informasjon til leietaker, tilby tjenester gjennom samarbeidspartnere. Eksempler på dette er å tilby innboforsikring, eller i noen tilfeller gjennomføre kameraovervåkning i fellesområder på eiendommer eid av selskapet.

Om du er registrert som en leder eller kontaktperson for en leietaker behandler vi de personopplysningene som er nødvendig for å administrere leieforholdet til personen du er koblet til.

Ved sensitive personopplysninger, som for eksempel opplysninger om din helse, utføres alltid en særskilt bedømmelse av om behandlingen er nødvendig.

5. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for de formål som er oppgitt i denne policyen. Vi sletter fortløpende personopplysninger vi anser å ikke være aktuelle, eller som ikke lenger anses å være nødvendige for de formål som er oppgitt i denne policyen.

Dine personopplysninger som leilighetssøkende behandles kun så lenge som du selv ønsker å stå som søkende. Opplysninger om å melde interesse for enkelte leieobjekter tas bort kort tid etter avsluttet formidling. Om du ikke har fått en leilighet på grunn av att du ikke oppfyller våre krav til leietakere, lagres et kortfattet notat om dette i tre måneder.

Mange av dine personopplysninger som leietaker lagres under hele leietiden og til alle fordringer er sluttregulert.

Logger fra elektroniske reservasjons- og nøkkelsystem samt eventuelle kamera sekvenser fra fellesområder lagres normalt to til fire uker og slettes løpende under leietiden.

Meldinger om forstyrrelser slettes løpende under leietiden og lagres ikke lengre enn 2 år så lenge de ikke er en del av en pågående sak (for utkastelse).

Økonomiske grunnlag som husleievarslinger lagres så lenge lover som omhandler skatt og bokføring krever det. Om leieforholdet har opphørt på grunn av mislighold kan vi lagre et notat om din årsak til utflytt i to år.

Om du er registrert som en leder eller kontaktperson for en leietaker lagres de personopplysningene som er nødvendig for å administrere leieforholdet like lenge som opplysningene om personen du er kontaktperson for.

6. Sikkerhet

Heimstaden har utviklet rutiner og arbeidsmetoder for at dine personopplysninger skal håndteres på en sikker måte. Utgangspunktet er at enhver medarbeider i organisasjonen som trenger personopplysningene for å utføre sine arbeidsoppgaver skal ha tilgang til dem.

Vedrørende spørsmål om sensitive personopplysninger har vi innført særskilte tillatelser, som innebærer et høyere vern om dine personopplysninger.

Vårt sikkerhetssystem er utviklet med ditt personvern i fokus og beskytter i høy grad mot inntrenging, ødeleggelse eller andre endringer som kan innebære risiko for ditt personvern.

Vi overfører ikke dine personopplysninger i andre tilfeller enn de som oppgis i denne policyen.

7. Hvem deler vi dine personopplysninger med?

Dine personopplysninger kan om nødvendig deles med våre eksterne samarbeidspartnere for for eksempel leilighetsformidling, kundeundersøkelser, inkasso, vedlikehold av eiendommen, strømleverandør, telekommunikasjon, innboforsikring, ekstern hjelp ved forstyrrelser, revisjon, sikkerhet og tilbydere av systemer.

Dine personopplysninger kan også oppgis til myndigheter eller kommunen ved utredning av innbrudd, melding til sosiale tjenester ved forstyrrelser, oppsigelse, ved boligtilpasning, eller om vi er pliktet til å oppgi andre opplysninger. I samhandling med leieforhandlinger kan relevante opplysninger bli delt med leietakerorganisasjoner.

Ved eventuelle salg av eiendommen der du bor, eller i noen tilfeller også tidligere har bodd, oppgir vi relevante opplysninger til potensielle kjøpere og deres rådgivere i henhold til lover og avtaler.

8. Hvor behandler vi dine personopplysninger?

Dine personopplysninger behandles innenfor EU OG EØS.

9. Dine rettigheter

Du har rett til å få tilgang de personopplysninger vi behandler om deg. Opplysningene deles i form av et utdrag fra vårt register. Om opplysningene vi har om deg er feilaktige eller ufullstendige kan du kreve at vi retter eller kompletterer dem.

Du har under visse forutsetninger en rett til “å bli glemt”, det vil si å få de personopplysninger vi har om deg slettet. Vi har dog rett til å nekte sletting i visse situasjoner.

Du har, under visse forutsetninger, rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses for visse oppgitte formål. Du har rett til å motsette deg behandling av dine personopplysninger med støtte av en interesseavveiing.

Du har rett til datatilgjengelighet, som innebærer at du under visse forutsetninger har rett til å få dine personopplysninger i et strukturert, allment anvendt og maskinlesbart format overført til annen personopplysningsansvarlig. Om du har innvendinger mot behandlingen av dine personopplysninger har du rett til å sende klage til Datatilsynet.

10. Endringer i personvernpolicyen

Vi kan endre personvernpolicyen. Den seneste versjonen av policyen finnes tilgjengelig på Heimstadens hjemmeside.

11. Kontaktopplysninger

Om du har spørsmål om innholdet i denne policyen eller om du vil komme i kontakt med oss angående vår behandling av dine personopplysninger er du velkommen til å kontakte oss på dataskyddsforordningen@heimstaden.com.